Melalui manajemen kinerja, manajer dan supervisor dapat mengetahui kemampuan anggota timnya.
Dengan sistem ini, manajer dan penyelia dapat menemukan rencana tindakan paling tepat untuk membantu karyawan yang berkinerja buruk meningkatkan kinerjanya.
Perusahaan dengan sifat bisnis yang berbeda menggunakan jenis sistem penilaian kinerja yang berbeda.
Meskipun sistem ini unik dan eksklusif untuk bisnis perusahaan, setiap sistem penilaian kinerja memiliki tujuan yang sama – mengukur dan mengevaluasi kinerja tenaga kerja untuk memastikan kualitas dan standar terpenuhi sekaligus membantu karyawan untuk berusaha mencapai yang terbaik.
Bagaimana sebuah bisnis melakukan penilaian kinerja? Apa saja yang termasuk dalam sistem penilaian? Dan bagaimana sistem ini efisien dalam memastikan kualitas yang konsisten untuk mendorong keunggulan bisnis ke depan?
Please click the image below to download FREE HR Presentation SLIDES
Tujuan sistem penilaian kinerja
Saat merancang sistem atau melakukan penilaian, penting untuk mengingat tujuan ini sehingga parameter yang disertakan dalam sistem akan selaras dengan misi, visi, sasaran, dan tujuan perusahaan.
Dengan mengingat tujuan-tujuan ini dapat membantu seorang manajer atau penyelia untuk memiliki sistem dan/atau penilaian yang efisien dan berdaya guna.
1. Salah satu tujuan utama dari sistem penilaian kinerja adalah untuk melacak kinerja karyawan dan mencatatnya untuk tujuan struktur upah, kenaikan gaji, dan referensi untuk pertimbangan promosi.
2. Sistem ini berfungsi sebagai kumpulan dan catatan sistematis tentang area kekuatan dan area pengembangan karyawan. Elemen-elemen ini penting untuk pengembangan karyawan dalam organisasi.
3. Dengan sistem penilaian kinerja, manajer dan penyelia dapat menilai potensi karyawan dari beberapa aspek sehingga karyawan tersebut dapat dipersiapkan untuk pertumbuhan lebih lanjut berdasarkan kekuatannya.
4. Melalui sistem ini, manajer dan supervisor dapat mengomunikasikan tingkat kinerja kepada karyawan secara profesional, karena sistem penilaian kinerja diukur dan dihitung melalui parameter yang dapat diukur.
5. Bertindak sebagai alat untuk memengaruhi kebiasaan kerja, etika, dan sikap karyawan, sistem penilaian kinerja efektif dalam memotivasi karyawan agar berusaha lebih keras dan bekerja untuk peningkatan yang lebih positif.
Please click the image below to download FREE HR Presentaton Slides !!!
6. Karena sistem penilaian mengharuskan manajer atau supervisor dan karyawan untuk berkomunikasi secara langsung, sistem ini juga merupakan alat yang efektif untuk menyampaikan dan mencatat umpan balik dari kedua belah pihak mengenai aspek apa pun dari pekerjaan dan/atau organisasi.
Sasaran-sasaran ini harus menjadi dasar dari sistem penilaian kinerja, karena karyawan perlu memperoleh manfaat penuh darinya. Meskipun sistem ini diterapkan untuk mendorong keunggulan bisnis, sistem ini juga harus berfungsi untuk memotivasi, mendorong, dan mendorong karyawan untuk meninggalkan zona nyaman mereka dan menantang diri mereka sendiri untuk mencapai tingkat yang lebih tinggi.
Sistem penilaian kinerja perlu mencakup hal-hal berikut, tetapi tidak terbatas pada itu saja karena harus sesuai dengan sifat bisnis dan kebutuhan suatu organisasi.
Metode untuk mengevaluasi kinerja karyawan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan saat mengevaluasi kinerja karyawan. Seringkali, metode-metode ini dapat dipertukarkan atau digunakan secara kolektif dalam sistem penilaian kinerja karyawan.
Berikut adalah beberapa metode umum untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
• Pemeringkatan Langsung
Sesuai namanya, jenis evaluasi ini biasanya melibatkan parameter bernomor yang mencerminkan kemampuan karyawan untuk menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan pekerjaan yang dibutuhkan. Metode ini memeringkat karyawan dalam serangkaian item yang telah ditentukan sebelumnya yang dibutuhkan untuk kebutuhan dan pertumbuhan bisnis. Karyawan diharuskan untuk memenuhi parameter yang telah ditentukan sebelumnya ini dan jika gagal melakukannya, karyawan tersebut akan turun peringkatnya.
Agar parameternya dapat diukur, jenis evaluasi ini biasanya memiliki sistem untuk menghitung dan mengukur kinerja karyawan, kemudian merujuknya untuk membandingkannya dengan standar kinerja yang diterima.
Read our excellent articles about Talent Strategy and Career Management here.
• Penilaian dan Daftar Periksa
Sistem penilaian kinerja ini menempatkan karyawan pada daftar kriteria yang harus dipenuhi. Sistem penilaian yang umum digunakan untuk sistem ini adalah berdasarkan abjad, yaitu A untuk Sangat Baik, B untuk Baik, C untuk Rata-rata, dst. atau berdasarkan parameter situasional, yaitu Luar Biasa, Memuaskan, Rata-rata, dst.
Daftar periksa akan mencantumkan semua hal yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh karyawan. Sistem yang sederhana ini efisien jika hal-hal yang tercantum bersifat konkret dan mudah diukur. Terkadang, beberapa hal pada daftar periksa ini dilengkapi dengan sistem penilaian yang disebutkan sebelumnya untuk membantu manajer atau supervisor menjelaskan kinerja karyawan dengan lebih baik.
• Berfokus pada Perilaku dan Prestasi
Sistem ini sering digunakan untuk penilaian soft skills karyawan. Banyak soft skills yang bersifat subjektif dan memerlukan diskusi lebih lanjut agar dapat dikomunikasikan secara efektif. Sistem yang berfokus pada perilaku dan prestasi akan didukung oleh upaya CSR karyawan, upaya ekstra yang telah dilakukan karyawan, dan proyek ad hoc tambahan yang telah diselesaikan.
Sistem ini sering digunakan oleh organisasi yang berfokus pada layanan pelanggan. Namun, karena penilaian dapat dan cenderung bias dari waktu ke waktu, sistem ini dapat terbukti tidak efisien bagi pengembangan dan keunggulan bisnis jika manajer atau supervisor memilih untuk menilai karyawan hanya dengan penilaian “Memuaskan”.
• Manajemen Berdasarkan Sasaran
Sebelum evaluasi dilakukan, manajer atau penyelia dan karyawan menyepakati serangkaian sasaran yang akan dicapai di akhir evaluasi. Sistem ini cocok untuk karyawan tingkat atas yang kontribusinya signifikan terhadap unit kerjanya maupun organisasi.
Agar jenis evaluasi ini berhasil, manajer atau penyelia dan karyawan perlu mengandalkan diskusi yang produktif, umpan balik yang membangun, dan kesepakatan bersama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan serta menindaklanjuti sasaran setelahnya.
Penilaian kinerja perlu dilakukan secara konsisten. Umumnya, penilaian dilakukan setiap bulan dengan atasan langsung atau atasan karyawan dan penilaian dilakukan dua kali setahun dengan kepala unit kerja, dan terkadang untuk penilaian tahunan, sesi dilakukan dengan kepala departemen atau proses.
Meskipun frekuensi penilaian kinerja bervariasi tergantung pada organisasi, banyak manajer dan supervisor lebih suka melakukannya secara berkala. Beberapa perusahaan tidak menetapkan periode tertentu untuk melakukan penilaian, tetapi sesuai kebutuhan. Ada juga perusahaan yang melakukan penilaian setelah proyek atau tonggak penting di unit kerja karyawan.
Apa pun cara yang dipilih perusahaan untuk melaksanakan sesi penilaian, sebaiknya diingat bahwa bagian terpenting adalah seberapa efektif penilaian atau evaluasi terakhir. Jika seorang karyawan mampu melaksanakan rencana tindakan yang dinyatakan dari penilaian terakhir, sebaiknya berikan waktu yang cukup sesuai dengan jangka waktu yang disepakati. Jika seorang manajer atau supervisor mengamati bahwa seorang karyawan tidak mampu menjalankan rencana tindakan, maka tindakan segera harus diambil.
Karena sistem penilaian dapat berupa penilaian penghargaan, penilaian pengembangan, dan penilaian kinerja, frekuensinya akan bergantung pada jenisnya serta bagaimana organisasi ingin menyesuaikan penilaian ini ke dalam skema perencanaan dan anggarannya.
Namun, siklus paling dasar untuk manajemen kinerja setidaknya harus dilakukan sebagai berikut:
• Staf tetap harus menerima setidaknya satu penilaian resmi setiap tahun. Banyak manajer dan supervisor lebih suka melakukan sesi tatap muka bulanan untuk membahas masalah yang mendesak dan mendesak, lalu melanjutkan dengan penilaian akhir tahun untuk menilai kinerja karyawan pada tahun tersebut.
• Staf masa percobaan cenderung menerima berbagai bentuk penilaian, karena hal itu bergantung pada kinerja mereka yang mengarah pada pengukuhan mereka. Biasanya, staf masa percobaan dievaluasi pada akhir masa percobaannya yang dapat berlangsung antara 3 bulan hingga 6 bulan.
• Karyawan yang memiliki tingkat pemeliharaan tinggi mungkin memerlukan penilaian kinerja yang lebih sering, tergantung pada kualitas dan sikap kerja mereka. Karyawan yang kinerjanya buruk mungkin perlu ditempatkan di bawah rencana tindakan dan ini memerlukan tindak lanjut yang sering untuk memastikan karyawan tersebut mampu mengatasi sasaran yang ditetapkan dan mencapai tujuan yang disepakati.
Menyampaikan penilaian kinerja yang efektif
Aspek penting lainnya yang akan menentukan apakah suatu sistem penilaian efektif atau tidak adalah metode penyampaiannya. Sistem penilaian kinerja yang efisien akan menjadi tidak berguna jika manajer atau supervisor gagal menyampaikannya dengan cara yang benar.
1. Bersikaplah spesifik – Manajer atau supervisor harus bersikap tegas saat mengomunikasikan sasaran kinerja kepada karyawan. Menyisipkan frasa yang tampaknya memotivasi seperti “Berusahalah lebih keras,” atau “Harap capai target penjualan Anda” tidak akan membantu karyawan mencapai tujuannya karena tidak ada bentuk kinerja terukur yang pasti yang diharapkan dari mereka. Berikan angka atau angka spesifik sehingga karyawan akan memiliki gambaran tentang apa yang perlu dilakukan.
2. Kejujuran adalah kebijakan terbaik – Menyampaikan berita buruk kepada karyawan yang berkinerja buruk bisa jadi sulit. Namun, hal itu perlu dilakukan. Karyawan tidak boleh bersikap lunak terhadap sesuatu yang tidak mereka kuasai. Meskipun pilihan kata dan nada suara memainkan peran penting dalam menyampaikan berita buruk, manajer atau supervisor tidak boleh menghindarinya atau mencoba menutupinya. Seorang karyawan perlu tahu dan berhak tahu apa kesalahan yang mereka lakukan.
3. Bersikaplah realistis – Menetapkan tujuan yang tinggi adalah gagasan yang romantis. Namun, hal itu jarang berhasil. Dan hal itu hanya akan membuat karyawan enggan untuk mencoba lagi karena ia merasa tidak memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut. Tetapkan tujuan yang ingin dicapai berdasarkan kekuatan dan keterampilan karyawan. Bahkan jika tujuan ditetapkan sebagai langkah untuk memperbaiki area pengembangan, gunakan kekuatan karyawan untuk mewujudkan tujuan tersebut.
4. Jelas dan lengkap – Dalam keadaan tertentu, catatan kinerja karyawan dapat digunakan di pengadilan.
Meskipun ini dapat terjadi pada kasus-kasus yang terisolasi, penilaian tetap harus jelas dan lengkap sehingga jika orang luar perlu membacanya, evaluasi Anda dapat dibenarkan dan mudah dipahami. Lebih jauh, penilaian harus masuk akal bagi karyawan sehingga ia akan dapat memahami apa yang perlu dilakukan agar ia dapat meningkatkan kinerjanya.
5. Jangan jadikan penilaian sebagai hal yang personal – Banyak karyawan cenderung takut dengan penilaian kinerja karena mereka merasa bahwa manajer atau atasan mereka menyerang mereka secara personal. Meskipun kepribadian karyawan memengaruhi sikap kerjanya, hal ini tidak boleh menjadi dasar penilaian kinerja.
Para manajer atau supervisor perlu fokus pada kualitas kerja yang ditunjukkan karyawan. Hindari penggunaan kata-kata yang menunjukkan emosi dan sentimen karena hal ini dapat menyebabkan karyawan merasa diserang.
Akan tetapi, ada baiknya untuk memanfaatkan kepribadian positif karyawan untuk mendorongnya mengambil alih tanggung jawab di unit kerjanya. Itulah mengapa penting bagi manajer atau supervisor untuk mengetahui dan memahami siapa saja stafnya.
Sistem penilaian kinerja bukan hanya alat yang efektif untuk membantu karyawan berkembang, tetapi juga berkontribusi pada pertumbuhan dan keunggulan bisnis. Jika digunakan dengan benar, penilaian kinerja akan menguntungkan karyawan di setiap level. Jika penilaian kinerja selaras dengan indikator kinerja utama (KPI) bisnis, semua orang akan memiliki pandangan yang sama terhadap arah perusahaan. Hal ini akan memberikan ekspektasi kepada karyawan tentang apa yang dituntut darinya.
Sesi penilaian seharusnya menjadi sesi yang ditakuti oleh karyawan. Sesi ini seharusnya digunakan sebagai kesempatan yang tepat untuk membahas berbagai isu terkait pekerjaan.
Banyak perusahaan yang sukses memiliki sistem penilaian yang tidak hanya efisien tetapi juga sangat efektif karena adanya komitmen dari para manajer atau supervisor saat memberikan penilaian. Hubungan dan rasa saling menghormati antara manajer atau supervisor dan karyawan akan memfasilitasi sistem penilaian dan dengan demikian menjadikannya sistem yang sangat produktif bagi kedua belah pihak.
Mengembangkan sistem penilaian kinerja yang efisien mencerminkan apresiasi organisasi terhadap asetnya yang paling berharga – karyawannya.
Click the image to download for free.
